Voorbereiding webshop logistiek piekperiode: valkuilen én hoe je ze voorkomt

Voorbereiden webshop logistiek op piekperiode met MontaWMS

Voorop in de Route de Soleil lijkt het nog een ver-van-je-bed-show, maar voor je het weet, breekt de piekperiode in het najaar alweer aan. Voorkom dat je achterop raakt ten opzichte van de concurrentie en grijp de kans om je juist in de zomermaanden voor te bereiden op de najaarspiek met Black Friday, Sinterklaas en Kerst. Wij delen valkuilen met je en hoe je deze voorkomt met de ultieme voorbereiding van jouw webshop logisitiek in de piekperiode. Zo krijg je niet alleen je business onder controle, maar kun je zelfs grenzeloos groeien.

Welke logistieke valkuilen liggen er op de loer tijdens de piekperiode?

Tijdens de drukke decembermaanden stroomt je orderstroom vol en staan vervoerders onder druk. Veel ondernemers worstelen met:

  • Tekorten: een misschatting maken in de bevoorrading van het magazijn en benodigde materialen leidt tot misgrijpen en ontevreden klanten.
  • Onderbezetting: de vele orders die verwerkt moeten worden vragen om meer handen dan normaal zonder dat hierdoor je warehouse in een grote mierenhoop verandert waarin iedereen elkaar in de weg loopt.
  • Vervoer: de vele bestellingen in de piekperiode zorgen dat vervoerders onder druk staan en minder flexibel zijn in het uitbreiden van ritten en collecties waardoor verzendingen vertraging oplopen.
  • Klantcontact: de telefoon staat roodgloeiend en de mailbox stroomt over door de grote toename in het aantal klantvragen waardoor het toevoegen van waarde in de customer journey qua prioriteit ondergeschikt is aan de orderverwerking.
  • Retourbeleid: een cadeau is helaas niet altijd een schot in de roos, waardoor er soms net zoveel orders je magazijn verlaten als weer retour komen.

Herkenbaar? Dan is het tijd om je voor te bereiden! Laat MontaWMS in je voordeel werken en wel op de volgende manieren:

Voorkom tekorten met de software van MontaWMS

Een goede voorbereiding begint met inzicht. Voorkom dat je in de piekperiode producten in het magazijn misgrijpt door inzicht te vergaren in de omloopsnelheid van artikelen.

Op basis van de data die realtime te raadplegen is in MontaWMS kun je een voorspelling doen voor de te verwachten orders en benodigde voorraad. De voorraadbeheer software van MontaWMS werkt hiervoor met een trendformule die uitgaat van een 40-30-20-10%-regeling.

De data in MontaWMS gaat tot meerdere jaren terug, waardoor je een periode in het jaar ook kunt vergelijken met dezelfde periode in een voorgaand jaar. De voorspelling van de benodigde voorraad kun je eenvoudig raadplegen via de MontaPortal.

Trendformule MontaWMS
Trendformule 40-30-20-10-regeling MontaWMS.1

Controleer of deze voorspelling klopt, pas eventueel aan waar gewenst en bestel direct vanuit het WMS de producten bij diverse leveranciers. Behoud het overzicht door inbound forecasts te maken, zodat de producten binnen no time in de schappen liggen en orderpickers nooit misgrijpen tijdens piekperiodes.

Voorkom onderbezetting met de personeelsplanner

Tijdens de piekperiode groeit het aantal order vaak explosief. Voorkom dat je de orderstroom niet kunt bijbenen en zet op tijd de juiste hoeveelheid personeel in om voorraad op te boeken en orders te verwerken.

Personeelsplanner MontaWMS trendformule
Personeelsplanner in GoMonta van MontaWMS

Met geavanceerde algoritmes doet MontaWMS voorspellingen over het aantal te verwachten orderregels. Leg deze data naast de productiviteit van medewerkers in het productiviteitsdashboard en je kunt in de personeelsplanner een nauwkeurige inschatting maken van de benodigde arbeidscapaciteit tijdens de piekperiode.

Stel roosters op in het template en pas deze eenvoudig aan door simpelweg te ‘slepen’. Zo blijft de tool flexibel en aan te passen naar de bedrijfsbehoeften en wensen van personeel.

Voorkom vervoersproblemen met de tips van MontaWMS

Wie het eerst komt, wie het eerst maalt – dat geldt zeker in de piekperiode. Voor vervoerders zijn de decembermaanden steevast de meest drukke weken van het jaar. Zij doen hun uiterste best om de pakketten op het juiste moment bij de consument te leveren ondanks de drukte, maar hier kun je zelf proactief bij helpen.

Tip 1

Bestel op tijd de juiste hoeveelheid verpakkingsmateriaal, op basis van het geschatte aantal orders, zodat je niet misgrijpt. Het juist verpakken van orders voorkomt dat een pakket niet bezorgd kan worden.

Tip 2

Plan op tijd je ritten en bestel voldoende emballage voor het verzenden van orders bij de diverse, aangesloten vervoerders.

Tip 3

Indien geschikt, kun je in MontaWMS kiezen voor de mogelijkheid om orders ook direct te laten afhalen door de consument bij jouw eigen warehouse. Zo verlicht je de druk op de vervoerders.

Tip 4

Overweeg het inzetten van alternatieve vervoerders als het écht te druk wordt en leveranciers zich niet kunnen houden aan de performance-belofte. Zo kun je de druk spreiden.

Tip 5

Is er toch onverwacht meer of minder emballage nodig? Neem dan op tijd contact op met MontaWMS. Extra leveringen kunnen normaliter tot 12.00 uur voor dezelfde dag geregeld worden, mits de drukte bij de vervoerder dit toelaat.

Vereenvoudig klantcontact met innovatieve tools

De boost in het aantal orders en nieuwe klanten wil je natuurlijk het liefst zo veel mogelijk vasthouden. Het is dus cruciaal om in te zetten op klantcontact. MontaWMS stelt je in staat vele vormen van klantcontact te automatiseren zonder hiervoor te hoeven inleveren op personalisering.

Denk bijvoorbeeld aan tools als MontaTracking waardoor consumenten zelf eenvoudig kunnen zien wat de status van hun bestelling is.

Maar ook zonder deze innovatieve tool kunnen medewerkers van de customer service gemakkelijk in het WMS nagaan waar een order is. Door je eigen SMTP-server te koppelen aan MontaWMS, kun je instellen dat er gepersonaliseerde mails worden verstuurd zodra de order is ontvangen, wordt gepickt of is meegegeven aan de vervoerder.

MontaTracking MontaWMS piekperiode 1
MontaTracking van MontaWMS

Vereenvoudig retourbeleid met de RMA van MontaWMS

Een piek in het aantal bestellingen, betekent helaas ook vaak een piek in het aantal retouren. Voorkomen zal helaas niet gaan, maar je kunt het wel makkelijker maken voor jezelf én de klant. De RMA-module is een eenvoudig retourportaal voor de consument, dat je geheel naar wens kunt aanpassen in de huisstijl van jouw eigen webshop.

Retourportaal MontaWMS piekperiode
Returns Dashboard in de MontaPortal van MontaWMS

Binnen twee minuten meldt de klant de producten aan die hij of zij wil retourneren. Klanten kunnen direct vanuit het portaal een retourlabel uitdraaien en zelfs kiezen waar ze het pakket willen inleveren om terug te sturen.

Jij hebt via het Returns Dashboard inzicht in de hoeveelheid geretourneerde producten, waar deze verblijven en met welke reden de producten worden teruggestuurd. Deze inzichten zorgen ervoor dat jij de processen kunt verbeteren, bijvoorbeeld door duidelijkere productfoto’s te maken of de productomschrijving aan te passen.

Klaar voor een piekperiode zonder stress?

Wil je deze feestdagen niet alleen overleven, maar er ook nog eens een groot succes van maken? Vraag dan nu een gratis demo van MontaWMS aan en ontdek hoe eenvoudig grip op je logistiek kan zijn.

Lees verder

We delen graag met je waar we mee bezig zijn.

  1. Toelichting trendformule: de hoeveelheid bestelde producten van de meest recente week telt in deze formule mee voor 40%. De week hiervoor telt voor 30% mee, die week daarvoor voor 20% en die week dáárvoor voor 10%. Met deze data wordt een voorspelling gedaan voor de benodigde hoeveelheid voorraad voor de eerstvolgende week. Op deze manier zijn trends in bijvoorbeeld seizoensproducten op te vangen, wat bij een gemiddelde niet het geval is. ↩︎
Kim van Middelkoop
Kim van Middelkoop
Artikelen: 11