Black Friday drukte opvangen in je magazijn

Het duurt niet meer lang voordat Black Friday 2023 voor de deur staat. Vrijdag 24 november is het weer zover: consumenten staan klaar om goede deals te scoren voor de feestdagen. Het aantal retailers dat tegenwoordig meedoet met Black Friday heeft afgelopen paar jaren een enorme vlucht genomen. Maar hoe zorg je ervoor dat je alle Black Friday drukte kunt opvangen in je magazijn?

EORI nummer en BTW nummer

Kratjes hoeven niet meer individueel gekoppeld te worden
Kratjes hoeven niet meer individueel verplaats te worden
Er kunnen goedkope karren (eventueel Deense karren) gebruikte worden)

In 5 stappen je magazijn op orde brengen

Als je meedoet aan Black Friday dan zul je (hopelijk) in een relatief korte tijd veel orders ontvangen en moeten verwerken. Dit vraagt om een sterk georganiseerd magazijn waarbij processen goed op elkaar zijn afgestemd met getrainde medewerkers die weten hoe ze moeten handelen.

1. Breng structuur aan in je magazijn

Alles valt of staat met een goed ingericht magazijn. Omdat je bij Black Friday en Cyber Monday precies weet wanneer je drukte kan verwachten, kun je daar nu al op inspelen door aanpassingen door te voeren. Enkele tips zijn:

Leg hardlopers op toegankelijke plekken
We noemen producten die doorgaans veel verkocht worden ‘hardlopers’. Deze producten pak je vaker en daarom wil je ze zo dicht mogelijk bij je inpaktafels opgeslagen hebben. De artikelen die tijdens Black Friday met korting verkocht zullen worden, hebben grote kans om ook ‘hardlopers’ te worden. Leg deze artikelen dus dichtbij inpaktafels, zodat looptijden verkort worden.

Regel meer personeel en paktafels
Ook is het slim om met Black Friday meer personeel te regelen, je zult ze hard nodig hebben. Soms kan het ook verstandig zijn om meer paktafels neer te zetten, zodat orders nog sneller je warehouse verlaten. Denk alvast na over de planning en bereid je voor. Zo kom je goed beslagen ten ijs.

Zorg voor voldoende loopruimte
Omdat er waarschijnlijk meer mensen rondlopen in je magazijn, kan het wat druk of chaotisch worden. Elkaar in de weg lopen is gevaarlijk, zorgt voor onrust en vertraagt. Neem je looproutes en beschikbare loopruimtes nog een keer goed onder de loep. Zorg dat er voldoende vrije gangpaden zijn.

2. Organiseer je processen

De drukte rondom feestdagen en acties vraagt om een andere aanpak dan normaal. Analyseer je processen en kijk of je ze efficiënter kan indelen. Zo zorg je voor meer rust.

Pauzeer
Om je orders zo snel mogelijk te verwerken, kun je ervoor kiezen om tijdens drukte bepaalde werkzaamheden tijdelijk te negeren. Denk aan retouren of inkooporders verwerken. Hierdoor behoud je het overzicht. Wanneer de rust is teruggekeerd kun je deze werkzaamheden weer oppakken.

Werk met meerdere vervoerders
Niet alleen jij, maar ook verzendpartijen kampen tijdens Black Friday met enorme drukte. Indien het mogelijk is, verzend dan via meerdere partijen. Hiermee verspreid je de druk. Zit een vervoerder vol, dan kan je makkelijk terugvallen op een andere verzender.

Spreid aanbiedingen over diverse dagen
Tegenwoordig duurt Black Friday langer dan een dag. Aanbiedingen zijn soms wel een hele week geldig. Bestellingen komen op deze manier verspreid binnen, wat jou de tijd geeft om ze goed te verwerken en vervoerders de orders te bezorgen.

3. Houd rekening met de klantervaring

Hoe beter jij je voorbereid op Black Friday drukte, hoe beter de ervaringen van je klanten. Door tijdig te acteren, kun je Black Friday gebruiken als een unieke kans om klanten voor je te winnen. Blije klanten zijn terugkerende klanten!

Doe geen beloftes die je niet kunt nakomen
We zijn allemaal consumenten en dus weten we hoe vervelend het kan zijn als er een belofte wordt gedaan die niet nagekomen wordt. Wees tijdens drukke periodes dan ook voorzichtig met het doen van (onrealistische) beloftes, zoals ‘vandaag besteld, is morgen in huis’. Is dat wel haalbaar?

Geef iets extra’s mee bij de bestelling
Bind klanten door iets anders te doen dan de concurrent. Stop een handgeschreven kaartje bij de bestelling, voeg een extra kortingscode toe of kies voor een bijzondere inpakmanier. Authentieke en gepersonaliseerde extra’s doen het altijd goed!

4. Bereid je voor op crisissituaties en breng prioriteiten aan

Vanwege alle drukte kunnen er ook dingen fout gaan. Inventariseer daarom van te voren mogelijke valkuilen en uitdagingen. Bedenk van tevoren welke scenario’s kunnen opspelen en bedenk hoe je in die scenario’s handelt. Eventueel kun je aan de hand van deze fouten ook prioriteiten classificeren, zodat je efficiënt kunt handelen. Zo voorkom je dat mensen in rep en roer raken als er dan toch iets misgaat.

5. Maak gebruik van slimme magazijnsoftware

Flexibel zijn is ter voorbereiding van Black Friday essentieel. Zoals je hebt kunnen lezen zul je soms flink moeten aanpassen om de verwachte drukte goed op te vangen. Met bovenstaande checklist kom je al een heel eind. Maar hoe zorg je er nu voor dat je voldoende personeel hebt? Hoeveel extra voorraad moet er ingeslagen worden? En wat zijn tijdens topdrukte de beste looproutes? Een echte hersenkraker die ook nog eens foutgevoelig is. Gelukkig berekent ons WMS dit allemaal voor jou. Jij hebt bijna nergens omkijken naar.

Aan de hand van slimme voorspellingen en reeds verzamelde data bepaalt de software hoeveel extra artikelen ingekocht moeten worden en stemt hier andere magazijnprocessen naadloos op af. Van personeel en opslaglocaties tot aan looproutes en inpakstations. Zo creëer je harmonie in je processen, van A tot Z.