Hoe werkt een proforma invoice?

Proforma invoice

Bij een order naar een niet-EU land wordt automatisch de benodigde douane documentatie (proforma invoice) in orde gemaakt. Daarnaast wordt de informatie digitaal doorgegeven aan de verzender bij het maken van het label. De benodigde informatie moet hiervoor wel aanwezig zijn in het systeem. Is dat niet het geval, dan wordt de order geblokkeerd. De melding geeft aan welke informatie ontbreekt. Het template van de proforma invoice is vast. Verzenders willen deze namelijk in een gestandaardiseerd format ontvangen.

Ontbrekende prijzen

Om een proforma invoice te maken moet van elk product in de order de prijs bekend zijn. Voor de meeste orders importeren we de factuur uit de webshop, dus is de prijs bekend. Maar als er producten toegevoegd worden aan de order, is er geen prijs bekend. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij splits- en toevoegproducten. Om dit op te lossen zijn er twee opties:

Bij een product splitsing kan worden ingesteld dat het originele product op de pro forma moet staan, i.p.v. de onderliggende producten. De prijs van het originele product is dan bekend omdat die wel verkocht is in de webshop. Bij een product kan ingesteld worden dat deze met een bepaalde prijs automatisch moet worden toegevoegd op de proforma invoice. Het is ook mogelijk om bij een product in te stellen dat de prijs die vanuit de webshop is meegekomen moet worden vervangen door een andere prijs.

Douane statements

Het is mogelijk douane statements op de proforma invoice te plaatsen. Dit kan zorgen voor lage importtarieven. Bijvoorbeeld voor als een handelsovereenkomst aanwezig is. De douane statements kunnen ingesteld worden op de Montaportal.